Olet itse vastuussa ajankäytöstäsi

Sinä olet itse vastuussa oman ajankäyttösi hyödyllisyydestä. Mikäli olet antanut vastuun jollekin muulle niin sinun on otettava se takaisin. Ainoastaan sinä tiedät parhaiten miten pystyt käyttämään tehokkaimmin aikasi. Et voi ulkoistaa vastuuta muille, koska se johtaa aina suurempaan tehottomuuteen. Valitettavasti olet todennäköisesti näin tehnyt etkä ole valmis tekemään muutoksia. Mikäli et työskentele itsellesi on sinun neuvoteltava asiasta päättävän tahon kanssa. Paras tapa tehdä se on onnistua todistamaan asian hyödyt asioista päättävälle taholle. 

Sinä et pysty muuttamaan ajankäyttöäsi mikäli et samalla muuta ajatteluasi. Kiireisyytesi on suurimmaksi osaksi henkistä laiskuutta ja hukkaat aikaasi epäolennaisuuksiin. Muutama kriittinen teko ja niihin keskittyminen tuottaa suurimman osan saavutuksistasi. Kiireisyys on helppo ratkaisu, koska sinulla on aina lähes rajattomat mahdollisuudet keksiä uutta tekemistä. Paljon aikaa vaativat asiat eivät automaattisesti ole niitä joita sinun pitäisi tehdä päästäksesi päämääriisi. Ne ovat todennäköisemmin niitä jotka tuhlaavat eniten aikaasi. 

Kahdeksan tunnin pakollinen työaika on utopia jota sinun pitää yrittää välttää. En tiedä kuka on päättänyt, että juuri tuo määrä työtä on se sopiva määrä länsimaissa. Mihin se perustuu? Eivätkö kaikki ole erilaisia ajankäytöltään? Tämä työaika on päätetty joskus aikoja sitten. Harvalla meistä on tekemistä tuo koko kahdeksantuntinen, joten me joudumme keksimään ajantäytettä joka ei perustu mihinkään. Mieti seuraavaa: entä jos sinulla olisikin 8:n tunnin työajan sijaan 15:sta tunnin työaika? Etkö sinä silloinkin täyttäisi ylimääräiset tuntisi jollain turhalla ajanvietteellä?

Ainut tapa huomata tämä on mitata omaa ajankäyttöään ja mikäli siihen ei ole mahdollisuutta niin täytyy testata itse kuinka nopeasti hommansa voi hoitaa. Tämä tapahtuu seuraavalla tavalla: Jos sinulla on kahdeksan tunnin työaika niin aloita tekemällä päätös siitä, että sinulla on vain seitsemän tuntia aikaa töissä suoriutua jonka jälkeen laitat pillit pussiin. Viimeisen tunnin työajastasi käytät lepäämiseen mitä se sinulle ikinä tarkoittaakaan. Kokeile tätä sinä aikana, kun sinusta tuntuu kiireelliseltä. Kokeile vaikka viikon ajan. Jos seitsemän tuntia riittää helposti niin vähennät työaikaasi puolella tunnilla viikon välein. Sinun pitää tehdä testaaminen pienin askelin, koska et voi aiheuttaa itsellesi suurta vahinkoa vaan sinun tehtävä on optimoida hyöty verrattuna haittaan. 

Ajanhallinnassa ihmiset jakavat tehtävänsä yleensä A, B, C ja D-kategorioihin tärkeysjärjestyksen mukaan. Tämän jaoittelun hyödyt jäävät käyttämättä, koska suurin osa ihmisistä laittaa suurimman osan tehtävistään aina kahteen ensimmäiseen ja omasta mielestään tärkeimpään kategoriaan. Paras tapa päästä eroon suurimmasta osasta turhaa ajankäyttöään on keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä ja niitä ei ole montaa päivässä.

Toinen hyvä tapa saada vähennettyä ajankäyttöään on ymmärtää Parkinsonin laki joka sanoo tehtävän monimutkaistuvan mitä enemmän sen suorittamiseen varaa itselleen aikaa. Hyvin moni tämän blogin lukijoista on varmasti opiskellut jossain koulussa, jossa varataan joillekin projekteille kuukausia suorittamiseen. Tämän seurauksena huomataan viikko ennen määräajan umpeutumista ettei olla edes aloitettu. Tämä kasaa henkistä kuormaa turhaan, tehtävään joka olisi voitu suorittaa jo aikoja sitten. Lopputuloskaan ei ole laadukkaampi, koska keskittyminen projektiin on välttävää luokkaa suurimman osan ajasta. Lyhyempi määräaika projektille johtaa sekä tehokkaampaan ajankäyttöön että parempaan lopputulokseen.

Jotta pääsisit haluttuun lopputulokseen eli pakollisen ajankäytön vähentämiseen on sinun tehtävä kaksi listaa: Tehtävät asiat ja asiat joita et tee. Saadaksesi vastaukset näihin listoihin on sinun tehtävä itsellesi kaksi kysymystä:

1. Mitkä ovat ne muutamat kriittiset asiat tai ihmiset jotka tuottavat suurimman osan halutuista tuloksista ja onnellisuudesta?
2. Mitkä ovat ne muutamat ihmiset ja asiat jotka tuottavat minulle suurimman osan murheistani ongelmistani tai ajanhukastani?

Näiden kysymysten perusteella sinun täytyy luoda tee ja älä tee listat. Tämä varmasti tuntuu sinusta hyvin yksinkertaiselta ratkaisulta kiireen vähentämiseen ja sitä se onkin. Listojen luominen ei ole niin yksinkertainen asia, koska meitä revitään jatkuvasti eri suuntiin eri asioiden ja henkilöiden toimesta. Tämä on ymmärrettävää, koska monien ihmisten sisäiset ja ulkoiset paineet ovat kovat. 

Parissa, kolmessa seuraavassa kirjotuksessa menen tarkempiin yksityiskohtiin kunhan saan toukokuun kuukausiraportin ensin julkaistua.

-TT

Opi sanomaan EI

On tärkeää oppia sanomaan EI asioille, joiden tietää olevan turhia tai tuskallisia. Tällaisia asioita on paljon. Jotkut ihmiset osaavat sanoa ei, mutta toiset ihmiset mieluummin kärsivät kuin käyttävät sanaa hallitakseen omaa ajankäyttöään. Tämä kirjoitus on ensisijaisesti tällaisia ihmisiä varten. Omaa aikaansa ja resurssejaan hyvin vaalivat ihmiset eivät juuri tästä kirjoituksesta hyödy. Meillä jokaisella on olemassa tuttavia, sukulaisia tai jopa ystäviä joiden kanssa viettää aikaansa, vaikka ei satu juuri pitämään heistä. Sinun on valittava itse ajankäyttösi, koska sinä tiedät parhaiten mitkä asiat sinua kiinnostavat ja joita haluat tehdä yhä uudelleen tai joista sinulle on todellista hyötyä. Olen itsekin huono sanomaan ei, koska en halua loukata toista ihmistä sanomalla suoraan etten ole kiinnostunut tekemään jotain asiaa.

Ei-sanan jääminen pois sanavarastosta aiheuttaa ajanhukkaa ja turhaa vaivaa. Se on sana joka voi usein käytettynä johtaa ihmisten katoamiseen elämästäsi ja heidän mielikuvansa sinusta muuttumaan. Kaikkia ei voi koskaan miellyttää ja jotkut voivat pahoittaa mielensä. Tämä on se hinta, jonka joutuu maksamaan mahdollisesti parantuneesta ajankäytöstään. Toisille kuspiän maine on vaikeasti sulatettava asia ja toisille, kuten minulle se ei ole ongelma. Viisaat ihmiset kyllä ymmärtävät, että priorisointia on tehtävä. Ihmiset usein luopuvat turhaan itselleen tärkeistä asioista, kun toiset ihmiset pyytävät heiltä apua tai aikaa johonkin heille tärkeään asiaan. Miksi näille itselle vähemmän tärkeille asioille ei voi sanoa ei?

On ymmärrettävä se, että joka kerta kun sanoo ei jollekin asialle tai ihmiselle niin sanoo kyllä jollekin muulle. Me emme voi tehdä kahta asiaa samaan aikaan ainakaan molempien kärsimättä.. Sen vuoksi meidän on käytettävä sanaa ei. Jokainen kyllä, on monien kymmenien ei-sanojen tulos. Ei-sanaa käyttämällä suojelet asioita joille sanot kyllä. Joka kerta kun sanot kyllä sinun pitää tajuta mille asioille sanot ei. Keskittyessäsi tärkeään asiaan, sinun pitää sanoa ei muille asioille. Sinulla on aina vain muutama asia joille pitää sanoa kyllä ja lopuille ei. Sanomalla ei riittävän usein saat aikaan parempia tuloksia. 

Sanomalla kyllä hukkaa usein keskittymiskykynsä. Sinua pommitetaan erilaisilla kutsuilla, pyynnöillä ja vaatimuksilla joille sinun pitää sanoa ei. Vain tärkeille pyynnöille ja asioille sinun tulee sanoa kyllä. Myös itselle tärkeille ihmisille pitää antaa myönteinen vastaus ja jättää vähemmän tärkeät ihmiset vähemmälle. Tämä on harvinaista. Minä sanon itse kyllä liian usein, vaikka olen pikkuhiljaa oppinut käyttämään sanaa ei useammin. On helpompaa sanoa kyllä ja tuntea lämmin tunne kehossasi kuin käyttää toista vaihtoehtoa. Valitettavasti kieltäytyminen ei tunnu hyvälle usein.

Ei on sana, jota kannattaa käyttää myös silloin, kun tarvetta jollekin tavaralle tai ei ole. Tavaran tai palvelun ilmaisuudella ei ole väliä, koska jokaisella tavaralla on omat kustannuksensa. Niistä voit lukea mm. täältä Turhien tavaroiden vastaanottaminen tai niiden odottelu voi hukata merkittävän määrän aikaasi. Tästä ajanhukasta hyvänä esimerkkinä on Tokmannin ämpäreiden odottelu. Vaikka niiden mukana on saattanut tulla jotain hieman hyödyllistäkin niin monen tunnin odottelu ei ole viisasta ilman lopputulosta, josta ei löydy todellista hyötyä. On tietysti niitäkin ihmisiä, jotka tuntien odottelusta hyötyivät, mutta he ovat olleet vähemmistössä. 

Tarvetta sanoa riittävän usein ei pääse karkuun. Se seuraa sinua koko elämäsi ajan. Turhien asioiden tekeminen vie suuren osan elämästä mikäli ei opettele kieltäytymistä. Kieltäytymistä on syytä alkaa opettelemaan mikäli se tuntuu itsestä vaikealta. Seuraavan kerran, kun joku pyytää sinulta jotain sano ei ja katso mitä siitä seuraa. Todennäköisemmin kieltäytymisellä ei ole juuri merkitystä. En ehkä kuitenkaan lähtisi kokeilemaan kieltäytymistä joistain työtehtävistä joita pomo sinulle tarjoaa. Ensimmäisenä kokeilisin jotain vähäpätöisempiä asioita, kuten sukulaisvierailuita tai joitain kissanristiäisiä. Saattaapa jopa käydä niin, että yhtäkkiä huomaa elämänlaadun paranevan näitä vähentämällä.

Tulen palaamaan tähän asiaan suhteellisen nopeasti miettimällä mitä yhteistä on asioilla, jotka tulisi eliminoida omasta elämästään. Jokaisella on omansa, mutta kyllä niitä yhtäläisyyksiäkin löytyy, kun alkaa asiaa hieman ajattelemaan. 

Pitemmittä puheitta,

Hyvää viikonjatkoa!

-TT

ajanhukkaa

Tällä kertaa onkin sitten vuorossa hieman tapoja hukata omasta elämästään kiitettäviä tuntimääriä ja olen tässä kohta kuukauden verran pitänyt koneellani erästä ohjelmaa joka mittaa sitä mihin eri tarkoituksiin sitä käytän. On huomioitava se tosiasia etten ole päivätyössä, joten siksi nämä aikamäärät tuppaavat olemaan hyvinkin suuria ja viikossa menee keskimäärin kaksikymmentäviisituntia koneella. Tämä on huikea määrä ja hieman yli kolme ja puoli tuntia per vuorokausi. Tarkoitus ei ole laittaa ihan kaikkea dataa vaan vain hieman demonstroida sitä mihin sitä aikaa oikein kulutan.

Kaikesta ajasta tietokoneella ohjelma laski tuottavuudekseni palttiarallaa 45%. En omaa harmainta aavistustakaan miten tuo algoritmi toimii, joten ei kannata kysyä siitä sen enempää. En edes tiedä onko tuo tehokkuus paljon vai vähän. Oma uskomukseni on se, että se ei ole hirveän paljoa ja sitä on varaa kyllä parantaa. Hyvin usein keskityn katsomaan netistä jotain hyvinkin turhaa uutisen tynkää josta ei sitten jää mitään mieleen. Tätäkin postia kirjoittaessani omat aivoni välillä harhailevat muissa asioissa. Kolme ja puoli tuntia päivässä kuulostaa suurelle ajalle ja tästä yli puolet valuu hukkaan mikä tekee tehokasta peliaikaa hieman yli puolitoista tuntia päivässä, kun laskee viikonloputkin mukaan. Seuraavassa hieman dataa mitä ohjelma on pulpauttanut ulos eli viisi eniten aikaa vievää kohdetta, jotka vievät yhteensä 45% koneella istumisesta.

OpenOffice 17.8% 40min/vrk

klehti_keskustelupalsta 12.2% 28min/vrk

Facebook 7.4% 17min/vrk

”työaika”(netti) 5.7% 13min/vrk

Nordnet 2.9% 6.5min/vrk

Muita aikasyöppöjä ovat iltapäivälehtien nettisivut ja muutamat blogit, mutta ne eivät yksittäisinä ajanhukkaajina näytä kovin suurilta. Kuitenkin jos ne nappaa kaikki samaan syssyyn niin siitä tuleekin sitten hieman isompi kuorma. Viittä suurinta ajanhukkaajaa katsoessa näkee niistä sen, että aika paljon minulta kuluu aikaa hukkaan sellaisiin asioihin joissa ei ole mitään järkeä. Varsinkin Facebook ja kauppalehden keskustelupalsta ovat sellaisia asioita joita voisin selkeästi vähentää. En edes kirjoittele millään nimimerkillä siellä, joten jo senkin takia siinä ei ole mitään järkeä. Siellä on kuitenkin muutamia nimimerkkejä joita kannattaa seurata, vaikka sekin on pikkuhiljaa hajoamassa käsiin, kun he ovat poistuneet takavasemmalle syystä tai toisesta. Ehkä mielenkiintoisin keskustelunaihe minulle on tradereiden keskustelu pörssien suunnista, vaikka en niistä niin paljoa ymmärräkään. Facebookin tuntee kaikki, mutta en ehkä itsekään osannut arvata kuinka paljon siihen menee aikaa, joten sitä täytyy yrittää tulevaisuudessa vähentää. Hyvin usein nämä molemmat edellämainitut ovat sellaisia, että niitä tulee selattua koko ajan, mutta hyvin harvoin menee kovin paljon aikaa putkeen. Näistä lyhyistä purskeista sitten muodostuu tuo ajanhukka. Ehkä kaikista turhin vaikkakin pienin ajanhukka noista viidestä suurimmasta on pörssikurssien selailu, koska osakkeiden hinnat eivät ole vielä kovinkaan lähellä ostotasojani enkä voi niihin mitenkään seuraamalla vaikuttaa.

Jos miettii tuota kolmea ja puolta tuntia päivässä keskimäärin koneella niin onhan se aika addiktoivaa. Toisaalta television parissa ei sitten menekään kovin kauaa. Tätä aikaa on mahdollista vähentää ainakin tunnilla päivässä ja toivottavasti siihen tulee lähitulevaisuudessa päästyä. Tämä on toisaalta hieman ristiriitaista, koska kirjoittaminen vaatii aikaa ja siitä ei läheskään koko aika ole tehokasta työskentelyä. Olen siinä kuitenkin jonkin verran parin viime vuoden aikana kehittynyt ja itse näpyttelemiseen ei mene kauaa. Miettimiseen voi joskus palaa sitten enemmänkin aikaa ja joskus iskee luomisen tuska mikä sitten näkyy siinä ettei kirjoittaminen etene minnekään. Joskus on vaan sitten pakko pitää tauko, vaikka kirjoitus olisi loppuvaiheessakin. Pari tuntia päivässä koneella olisi minulle varmasti se optimimäärä ja silloin koneella oleminen olisi tehokkaampaakin.

Blogi jää noin viikoksi tauolle ruotsinreissun ja muiden kiireiden takia, joten palaan joskus ensi viikon puolivälissä asiaan. Kommentteihin pyrin kuitenkin vastaamaan normaalisti. Muistakaa nauttia kesästä, kun sitä nyt ainakin tällä hetkellä näyttää kestävän. Kannattaa kuitenkin muistaa viettää riittävästi aikaa varjossa, koska noin paahtava kuumuus voi olla vaarallinen monille ihmisille.

-TT