torstai 28. toukokuuta 2015

Olet itse vastuussa ajankäytöstäsi

Sinä olet itse vastuussa oman ajankäyttösi hyödyllisyydestä. Mikäli olet antanut vastuun jollekin muulle niin sinun on otettava se takaisin. Ainoastaan sinä tiedät parhaiten miten pystyt käyttämään tehokkaimmin aikasi. Et voi ulkoistaa vastuuta muille, koska se johtaa aina suurempaan tehottomuuteen. Valitettavasti olet todennäköisesti näin tehnyt etkä ole valmis tekemään muutoksia. Mikäli et työskentele itsellesi on sinun neuvoteltava asiasta päättävän tahon kanssa. Paras tapa tehdä se on onnistua todistamaan asian hyödyt asioista päättävälle taholle. 


Sinä et pysty muuttamaan ajankäyttöäsi mikäli et samalla muuta ajatteluasi. Kiireisyytesi on suurimmaksi osaksi henkistä laiskuutta ja hukkaat aikaasi epäolennaisuuksiin. Muutama kriittinen teko ja niihin keskittyminen tuottaa suurimman osan saavutuksistasi. Kiireisyys on helppo ratkaisu, koska sinulla on aina lähes rajattomat mahdollisuudet keksiä uutta tekemistä. Paljon aikaa vaativat asiat eivät automaattisesti ole niitä joita sinun pitäisi tehdä päästäksesi päämääriisi. Ne ovat todennäköisemmin niitä jotka tuhlaavat eniten aikaasi. 


Kahdeksan tunnin pakollinen työaika on utopia jota sinun pitää yrittää välttää. En tiedä kuka on päättänyt, että juuri tuo määrä työtä on se sopiva määrä länsimaissa. Mihin se perustuu? Eivätkö kaikki ole erilaisia ajankäytöltään? Tämä työaika on päätetty joskus aikoja sitten. Harvalla meistä on tekemistä tuo koko kahdeksantuntinen, joten me joudumme keksimään ajantäytettä joka ei perustu mihinkään. Mieti seuraavaa: entä jos sinulla olisikin 8:n tunnin työajan sijaan 15:sta tunnin työaika? Etkö sinä silloinkin täyttäisi ylimääräiset tuntisi jollain turhalla ajanvietteellä?


Ainut tapa huomata tämä on mitata omaa ajankäyttöään ja mikäli siihen ei ole mahdollisuutta niin täytyy testata itse kuinka nopeasti hommansa voi hoitaa. Tämä tapahtuu seuraavalla tavalla: Jos sinulla on kahdeksan tunnin työaika niin aloita tekemällä päätös siitä, että sinulla on vain seitsemän tuntia aikaa töissä suoriutua jonka jälkeen laitat pillit pussiin. Viimeisen tunnin työajastasi käytät lepäämiseen mitä se sinulle ikinä tarkoittaakaan. Kokeile tätä sinä aikana, kun sinusta tuntuu kiireelliseltä. Kokeile vaikka viikon ajan. Jos seitsemän tuntia riittää helposti niin vähennät työaikaasi puolella tunnilla viikon välein. Sinun pitää tehdä testaaminen pienin askelin, koska et voi aiheuttaa itsellesi suurta vahinkoa vaan sinun tehtävä on optimoida hyöty verrattuna haittaan. 


Ajanhallinnassa ihmiset jakavat tehtävänsä yleensä A, B, C ja D-kategorioihin tärkeysjärjestyksen mukaan. Tämän jaoittelun hyödyt jäävät käyttämättä, koska suurin osa ihmisistä laittaa suurimman osan tehtävistään aina kahteen ensimmäiseen ja omasta mielestään tärkeimpään kategoriaan. Paras tapa päästä eroon suurimmasta osasta turhaa ajankäyttöään on keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä ja niitä ei ole montaa päivässä.


Toinen hyvä tapa saada vähennettyä ajankäyttöään on ymmärtää Parkinsonin laki joka sanoo tehtävän monimutkaistuvan mitä enemmän sen suorittamiseen varaa itselleen aikaa. Hyvin moni tämän blogin lukijoista on varmasti opiskellut jossain koulussa, jossa varataan joillekin projekteille kuukausia suorittamiseen. Tämän seurauksena huomataan viikko ennen määräajan umpeutumista ettei olla edes aloitettu. Tämä kasaa henkistä kuormaa turhaan, tehtävään joka olisi voitu suorittaa jo aikoja sitten. Lopputuloskaan ei ole laadukkaampi, koska keskittyminen projektiin on välttävää luokkaa suurimman osan ajasta. Lyhyempi määräaika projektille johtaa sekä tehokkaampaan ajankäyttöön että parempaan lopputulokseen.


Jotta pääsisit haluttuun lopputulokseen eli pakollisen ajankäytön vähentämiseen on sinun tehtävä kaksi listaa: Tehtävät asiat ja asiat joita et tee. Saadaksesi vastaukset näihin listoihin on sinun tehtävä itsellesi kaksi kysymystä:

  1. Mitkä ovat ne muutamat kriittiset asiat tai ihmiset jotka tuottavat suurimman osan halutuista tuloksista ja onnellisuudesta?
  2. Mitkä ovat ne muutamat ihmiset ja asiat jotka tuottavat minulle suurimman osan murheistani ongelmistani tai ajanhukastani?

Näiden kysymysten perusteella sinun täytyy luoda tee ja älä tee listat. Tämä varmasti tuntuu sinusta hyvin yksinkertaiselta ratkaisulta kiireen vähentämiseen ja sitä se onkin. Listojen luominen ei ole niin yksinkertainen asia, koska meitä revitään jatkuvasti eri suuntiin eri asioiden ja henkilöiden toimesta. Tämä on ymmärrettävää, koska monien ihmisten sisäiset ja ulkoiset paineet ovat kovat. 


Parissa, kolmessa seuraavassa kirjotuksessa menen tarkempiin yksityiskohtiin kunhan saan toukokuun kuukausiraportin ensin julkaistua.

-TT

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti