Vähemmän on Enemmän kirja 19/xx

4.1.3 Priorisoi

Sinulla on intohimosi ja tärkeysjärjestyksesi. Tärkeimmät asiat jäävät usein turhien varjoon, koska ajankäyttösi määräytyy usein ulkoisten tekijöiden perusteella. Keskity priorisoimaan tehtävät, joita sinulle jää eliminoinnin jälkeen. Et pysty tekemään montaa työtä samaan aikaan tehokkaasti, joten sinun on pakko priorisoida. Useimmille yksikin on joskus liikaa. Muista, että priorisointi on vastuullasi, koska muut eivät tunne sinua paremmin. Älä seuraa laumaa. Elät valintojen maailmassa. Oikeiden tekemisten valinta parantaa mahdollisuuksiasi saada itsestäsi eniten irti. Mieti tärkeysjärjestyksiä. Priorisoitavilla asioilla on yhteisiä nimittäjiä, vaikka ne vaihtelevat persoonan mukaan. Ajattele tarkasti priorisoitavia asioita. Jotkut ovat itsestäänselvyyksiä ja toiset yllättävät.



Ajattele ensisijaisesti itseäsi. Tärkeimmät asiat ovat niitä, jotka vievät sinua eteenpäin ja joita olet aina halunnut tehdä tai kokeilla. Hahmota asiat, jotka tuottavat tuloksia ja iloa vähemmän on enemmän periaatteen mukaan tai ne joilla on suuri potentiaali. Myös asiat, jotka vaativat luovuuttasi tai ovat muiden mielestä mahdottomia sijoittuvat priorisoidessa korkealle. Ainoat mahdollisuudet joidenkin asioiden tekemiseen ovat priorisoinnissa korkealla. Priorisoi niitä rutiiniesi kustannuksella. Turhuuksien eliminoiminen on tärkeämpää kuin priorisointi, koska niillä on elämänlaadun kannalta suurempi vaikutus. Aloita priorisointi askel kerrallaan. Epäonnistut todennäköisesti kaikessa mikäli sinulla on liian monta rautaa tulessa. Älä unohda yksinertaisuuden olevan hyve. Älä unohda sitä, vaikka halu muuttaa heti kaikki asiat on suuri. Hätäilemällä tulee sekundaa.



Tärkeimmät tehtävät

Älä unohda, että tärkeimmilläkin tehtävillä on järjestyksensä. Hahmota tärkein joka päivälle ja priorisoi se. Laita aina tärkein tehtävä etusijalle. Määritä se suurimman hyödyn kautta. Määritä tehtävälle myös tarkoitus, koska ilman riittävän hyvää syytä asia ei ole tärkein. Mikäli et saa tärkeintä tehtävää hoidettua yhdessä päivässä niin jaa se osiin. Määritä pienempien osien tärkeysjärjestys. Varaa tärkeimmän tehtävän hoitamiseen tehokkaimmat työtuntisi. Ne vaihtelevat persoonasta riippuen. Suurin osa on tehokkaimmillaan 2-4 tuntia heräämisen jälkeen. He ovat ehtineet karistaa aivoistaan unenrippeet ja pahin väsymys on väistynyt. Minulle parhaat työtunnit ovat heti lounaan jälkeen. Ne ovat noin 12.00-15.00. Löydät tehokkaimmat työtuntisi parhaiten testaamalla eli tekemällä tärkeimpiä tehtäviä eri aikoina. Jotkut toimivat parhaiten aamupäivisin ja toiset iltapäivällä. Harvat ovat parhaimmillaan illalla.



Minimoi tehokkaimman työajan varaamisen lisäksi mahdolliset häiriöt tärkeimpien tehtävien tekemiseen. Sulje sähköpostintuloilmoitukset, laita puhelin äänettömälle ja keskity tärkeimpään tehtävään. Tämä voi olla helpommin sanottu kuin tehty. Pyri silti häiriöiden minimoimiseen. Tämä kasvattaa tehokkuuttasi huomattavasti. Määritä tärkeintä tehtävää varten aikaraja. Mikäli varaat tärkeimpiin tehtäviisi pidemmän aikavälin kuin päivän niin varaa kalenteriisi hetket tärkeimpiä tehtäviäsi varten. En suosittele tärkeimpien tehtävien epämääräistä määrittelyä, kuten ”valmistun insinööriksi ensi vuonna”. Tällöin prioriteetit voivat olla epäselviä ja jättävät liikaa tulkitsemisenvaraa.



Kun määrität tärkeimpiä tehtäviä, on sinun määritettävä ensimmäisenä seuraava fyysinen tehtävä ja mitä haluat saavuttaa. Seuraavan fyysisen tehtävän olennaisuus johtuu siitä, että mikäli et määritä sitä niin tärkeimmän tehvän suorittaminen on vaikeampaa. Esimerkki: sinulla on jokapäiväistä elämääsi haittaava hammaskipu. Tällöin tärkein tehväväsi on varata aika ja mennä hammaslääkäriin. Ensimmäinen fyysinen tehtävä on etsiä hammaslääkärin numero. Todellisuudessa ensimmäinen fyysinen tehtävä on todennäköisesti selaimen tai tietokoneen avaaminen. Merkitse halutuksi lopputulemaksi reiän paikkaus ja hammassäryn loppuminen. Sovella tätä ajattelumallia jokaiseen tärkeimpään tehtävään. Yksinkertaista asia, jonka haluat tehdä. Usein tärkein tehtävä on moniosainen. Määritä haluttu lopputulema tämän vuoksi selvästi. Määritä haluttu tulos ennen ensimmäistä fyysistä askelta.