Suurimmat aikarosvot osa 2. ajankuluttajat ja muiden lupaa vaativat asiat

Ajankuluttajat

Ajankuluttajat eroavat ajanhukkaajista lähinnä siinä, että ne ovat tärkeämpiä kuin ajanhukkaajat. Ajankuluttajat ovat myös toistettavia asioita, jotka keskeyttävät tuottavan työn. Näitä ovat tärkeisiin sähköposteihin vastaaminen, niiden kirjoittaminen, tärkeämpiin puheluihin vastaaminen ja niiden soittaminen, asiakaspalvelu, henkilökohtaiset asiat ja kaikki muut usein toistettavat, tärkeät ja aikaavievät toimenpiteet. Tärkeät sähköpostit tulee hoitaa samaan aikaan päivästä. Tähän asiaan ei kannata ryhtyä heti työpaikalle tultuaan eikä myöskään silloin, kun on parhaimmassa vireystilassaan. Vain siinä tapauksessa, että sähköpostin hoitaminen on tärkein työasia, voi siihen käyttää hetket parhaimmassa vireystilassaan. Muuten tärkeille sähköposteille kannattaa varata se aika päivästä, kun tietää olevansa hieman väsynyt. Vaikka heti lounaan jälkeen tai työpäivän viimeisimpinä tunteina. Mieti itse mikä ajankohta on sinulle sopivin. 

Sähköpostit, niiden lukemisen ja kirjoittamisen järkeistäminen oon yksi parhaimmista tavoista saada enemmän aikaan vähemmässä ajassa. Tämä koskee erityisesti toimistorottia. Yhdysvaltain johtamisjärjestön mukaan toimistotyöläiset käyttävät keskimäärin tunnin ja kolme varttia sähköposteihin päivässä. Sähköpostien hoitaminen hajallaan sotkee koko päivän ja keskittyminen muiden töiden tekemiseen nollautuu. Ottamalla jatkuvat sähköpostintuloilmoitukset pois ja keskittymällä kerran päivässä postiensa hoitamiseen, säästää useita kymmeniä minuutteja päivästään. Työpostien lukeminen vapaa-ajalla ei kannata. Todennäköisyys sille, että asioille voisit tehdä jotain, on silloin pieni. Älä hukkaa aikaasi asioihin, joihin et voi heti vaikuttaa. Tämä aiheuttaa tarpeetonta stressiä hetkiin, jolloin voisit henkisesti palautua töistäsi.

Jokainen asia vaatii alkujärjestelynsä

Hyppääminen asiasta toiseen kuluttaa tietyn määrän aikaa. Tämä sekä fyysisesti että psykologisesti. Tämä on tosiasia, jota ei voi muuttaa. Samankaltaisten tehtävien kerääminen samoihin kellonaikoihin säästää aikaa. Kopiokoneen ja skannerin käyttö peräkkäin säästää aikaa, koska alkutoimenpiteet ovat samat riippuen tietysti koneista. Monitoimikonetta, mikä tulostaa ja skannaa kannattaa käyttää peräkkäin molempiin toimenpiteisiin. Aivojen virittäminen uuteen tehtävään vaatii pitkän ajan. Monen vaativan asian tekeminen samaan aikaan tehokkaasti on mahdotonta, koska aivokapasiteettimme ei riitä siihen. Tätä tosiasiaa eivät ehkä aivomme tuota tietoisuuteemme, joten sen takia se jää huomaamatta. Tehtävien ollessa täysin erilaiset voivat aivomme vaatio jopa kolme varttia uudelleenviritykseen ennen kuin keskittyminen on täydellinen. Pienistä keskeytyksistä muodostuvat pitkät purot. Keskeytysten määrän vähentäminen on yksi hyvä tapa nostaa työtehoaan oli kyseessä sähköpostit, tulostaminen, laskujenmaksu tai joku vastaava toimenpide niin niille kannattaa varata omat hetkensä ja tehdä niitä useampia samalla kertaa. 

Henkilökohtaisessa elämässä on hyvä tehdä monta asiaa samalla reissulla. Ruokakauppaan mennessä kannattaa hoitaa muita asioita samalla. Itse käyn kirjastossa samalla kertaa, kun se on matkan varrella. Myös työmatkan varrella kannattaa hoitaa niin paljon asioita kuin mahdollista. Suurimmalle osalle tämä tarkoittaa kotimatkaa. Jokainen voi itse miettiä paljon tällaisilla järjestelyillä voi säästää aikaansa ja rahaa. Tätä voit miettiä vaikka laskemalla kuinka monta tuntia menee viikossa turhaan pitämällä päiväkirjaa menemisistään. Jos haluaa laskea rahallisen arvon niin voi kertoa käytetyt tunnit tuntipalkallaan. Tämä tarkoittaa enemmän tai vähemmän vaihtoehtoiskustannusten laskemista. Toinen vaihtoehto on miettiä vapaa-aikansa rahallista arvoa ja kertoa se hävityillä tunneilla.

Jonkun muun lupaa vaativat asiat

Jonkun muun luvan saaminen koskee keskimäärin eniten alinta työntekijäkerrosta. Päätöksentekoa ei ole heille ehkä delegoitu ollenkaan mikä tarkoittaa huonoa asemaa. Monissa tapauksissa se tarkoittaa myös tehotonta ja turhaa byrokratiaa. Pienten asioiden hyväksymisen odottaminen tulee kalliimmaksi kuin alemman portaan työntekijän vastuiden lisääminen. Varsinkin monissa asiakaspalvelutehtävissä on turhaa siirtää vastuuta ylemmälle portaalle, koska vastuut ovat niin pieniä. Joissakin muissa kulttuureissa tällainen vastuun laittaminen alaisille olisi tosin ennenkuulumatonta, koska alimman hierarkiatason työntekijät eivät niissä yksinkertaisesti uskalla toimia yksin ja siksi he kysyvät jokaiseen asiaan lupaa ylemmiltä portailta. 

Meissä kaikissa elää pieni kontrollifriikki. Me emme pidä asioista, joihin emme voi vaikuttaa. Tämän seurauksena voi päätöksentekoon muodostua pullonkauloja. Pullonkaulat voivat kasata ongelmat samaan paikkaan ja yksinkertaisten asioiden suorittamiseen kuluu kohtuuttomasti aikaa. Meidän tulisi työntekijöinä onnistua lisäämään vastuuta asioissa, mitkä vaikuttavat eniten juuri meihin eli omassa työssämme. Yrittäjien ja pomojen tulisi taas ulkoistaa vastuuta päätöksenteosta alaisilleen vähentääkseen taakkaansa. Vähäpätöisiin päätöksiin ei tarvita kalliimman portaan sekaantumista, koska alaisten omavastuu tulee paljon halvemmaksi kuin jokaisen vähäpätöisen asian hyväksyttäminen ylemmällä portaalla. Usein kuvitellaan ylempien kerrosten tietävän paremmin asioista, mutta se ei läheskään aina pidä paikkaansa. Suorittavan portaan tekijät tietävät oman tilanteensa paremmin ja heidän vastuutaan näistä asioista kannattaa lisätä. Järjestelmä- ja auktoriteettiusko on monille iso kynnys keskittyä alhaalta-ylös-malliin, missä pienemmät yksiköt tietävät asiansa paremmin. Jokaisen kannattaa henkilökohtaisella tasolla hankkia omiin asioihinsa mahdollisimman paljon valtaa. 

-TT

Tehokkuuden tappaja numero yksi, sähköpostit

Nykyaikaiset viestintämenetelmät eivät välttämättä toimi yhtään paremmin kuin vanhat. Sähköpostit ovat yksi pahimmista tehokkuuden tappajista. Sähköpostien kirjoittaminen ja vastaanottaminen on suhteellisen helppo tapa kommunikoida. Valitettavasti ne eivät kuitenkaan ole tehokas kommunikointitapa. Helppous ei ole suoraan verrannollinen tehokkuuteen.

Vuonna 2009 keskimääräinen päivittäinen sähköpostimäärä maailmassa oli 147 miljardia. Suurin osa niistä on roskapostia. Postien määrä tulee jatkamaan kasvuaan niin pitkään, kun ihmiset liittyvät internetiin. Tämä tarkoittaa myös käytännössä sitä, että meidän jokaisen vastaanottamien sähköpostien määrä tulee lisääntymään hyvin pitkään. Se mikä tekee sähköposteista niin surkean tavan kommunikoida on se, että sähköpostit toimivat yksisuuntaisesti. Ne eroavat tavallisista kirjeistä ainoastaan siten, että ne liikkuvat nopeammin. Kun yksi ihminen kirjoittaa sähköpostia niin hän ei samanaikaisesti kuitenkaan kommunikoi vastaanottajan kanssa. Esimerkiksi puhuessa puhelimessa kommunikointi toimii kaksisuuntaisesti, koska toinen ihminen voi suoraan vastata toisen ihmisen puheeseen realiajassa. Sähköpostia kirjoittaessa ei voi myöskään tietää milloin toinen tulee sen lukemaan vai lukeeko hän sitä ollenkaan.

Mitä tämä kaikki tarkoittaa yksittäiselle työntekijälle? Yhdysvaltojen johtajuusjärjestön mukaan jokainen Yhdysvaltalainen toimistotyöntekijä saa keskimäärin 50-100 sähköpostia päivässä. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen toimistotyöntekijä saa keskimääräisessä kahdeksan tunnin työpäivässään sähköpostia 5-10:n minuutin välein. Saman järjestön tutkimuksen mukaan yksittäinen työntekijä käyttää päivässä keskimäärin tunnin ja 43 minuuttia sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen. Tämä tarkoittaa noin viidesosaa työpäivän pituudesta. Sanomattakin on selvää ettei kaikkea tätä aikaa käytetä tehokkaasti vaan suuri osa siitä valuu hukkaan.

Sähköpostit eivät pelkästään kuluta turhaan työaikaa vaan ne heikentävät myös keskittymistä tärkeämpiin asioihin ja aiheuttavat keskeytyksiä. Keskeytyksiä tosin aiheuttavat monet muutkin asiat, mutta sähköpostit ovat yksi pahimmista syistä. Ne nimittäin monesti keskeyttävät sellaiset asiat, jotka vaativat äärimmäisen hyvää keskittymistä. Jokainen keskeytys aiheuttaa aivoille tarpeen reagoida asiaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että aivot joutuvat keskeyttämään edellisen tehtävän tehdäkseen päätöksen jatkaako sitä vai ei. Koska aivomme eivät pysty keskittymään kahteen asiaan samaan aikaan, joutuvat ne ”lataamaan” ne asetukset joita tarvitaan suorittamaan edellistä tehtävää. Keskeytykset pidentävät edellisen tehtävän suorittamista keskimäärin 40%:ia. Toisin sanoen työteho tippuu huomattavasti. On tietysti olemassa ihmisiä joiden työt sisältävät lähinnä sähköpostien kirjoittamista ja heidän tapauksessa työtehon lasku ei ole niin suuri, koska aivot ovat jo virittyneet sähköpostien tekoon.

Sähköpostien kirjoittamisen ja vastaanottamisen haittojen pienentäminen nostaa työtehoa huomattavasti, joten siihen tulisi pyrkiä. Tähän on joitakin keinoja. Yksi erittäin helppo tapa on ottaa automaattiset ilmoitukset vastaanotetuista sähköposteista pois. Silloin konetta käyttäessään ei aivot joudu huomioimaan tulevia viestejä jatkuvasti eikä niiden tarvitse tehdä päätöstä saapuviin sähköposteihin reagoimisesta. Sähköpostien käsittelyyn tulee myös varata tietty hetki joka päivä, jotta voi välttää turhat keskeytykset niissä tehtävissä, jotka vaativat täydellistä keskittymistä.Tämän hetken tulee olla silloin, kun ei ole tehokkaimmillaan ja sille pitää myös tehdä alkamis- ja päättymisaika.

Sähköpostit kannattaa käsitellä niinä aikoina, kun hoitaa muitakin hallinnollisia asioita. Tällöin aivojen ei tarvitse muuttaa tehtäviä niin paljoa. Nämä hallinnolliset asiat tulisi hoitaa niinä hetkinä päivästä, kun keskittyminen alkaa muutenkin rakoilla. Jos mietitään viikonpäiviä niin parhaat päivät ovat maanantai, torstai ja perjantai. Ne ovat työteholtaan yleisimmin heikoimpia. Maanantai siksi, että aivot ja ruumis vaativat totuttaumisen työntekoon ja torstai ja perjantai siksi ettei niiden aikana työteho ole enää tiistain tai keskiviikon veroinen. Tähän kaikkeen poikkeuksena on myös se, että joskus jonkin sähköpostin kirjoittaminen tai vastaanottaminen voi olla viikon tärkein asia. Henkilökohtaiset sähköpostit tulisi hoitaa työaikojen ulkopuolella ja mieluummin harvemmin kuin joka päivä.

'

Sähköpostien hoitaminen tulee myös suorittaa virallisen työajan puitteissa. Niiden lukeminen tai kirjoittaminen hukkaa vapaa- ja lepoaikaa jota jokainen tarvitsee. Kuten jo aiemmin mainitsin niin sähköpostit ovat myös yksisuuntainen kommunikointiväline mikä tarkoittaa sitä ettei vastapuoli kuitenkaan välttämättä reagoi, vaikka itse jotain tekisikin sähköpostille vapaa-aikana. Työnteko vapaa-aikana lisää ainoastaaa stressiä eikä hyödytä ketään.

Tämä kirjoitus koskee erityisesti niitä ihmisiä, jotka joutuvat työssään käyttämään tietokonetta. Esimerkiksi kaupan kassaa tai muita vastaavissa palveluammateissa oleviä ihmisiä ei sähköpostin liikakäyttö kovin usein koske.

Tällaista tänään,

-TT