Tehokkuuden tappaja numero yksi, sähköpostit

Nykyaikaiset viestintämenetelmät eivät välttämättä toimi yhtään paremmin kuin vanhat. Sähköpostit ovat yksi pahimmista tehokkuuden tappajista. Sähköpostien kirjoittaminen ja vastaanottaminen on suhteellisen helppo tapa kommunikoida. Valitettavasti ne eivät kuitenkaan ole tehokas kommunikointitapa. Helppous ei ole suoraan verrannollinen tehokkuuteen.

Vuonna 2009 keskimääräinen päivittäinen sähköpostimäärä maailmassa oli 147 miljardia. Suurin osa niistä on roskapostia. Postien määrä tulee jatkamaan kasvuaan niin pitkään, kun ihmiset liittyvät internetiin. Tämä tarkoittaa myös käytännössä sitä, että meidän jokaisen vastaanottamien sähköpostien määrä tulee lisääntymään hyvin pitkään. Se mikä tekee sähköposteista niin surkean tavan kommunikoida on se, että sähköpostit toimivat yksisuuntaisesti. Ne eroavat tavallisista kirjeistä ainoastaan siten, että ne liikkuvat nopeammin. Kun yksi ihminen kirjoittaa sähköpostia niin hän ei samanaikaisesti kuitenkaan kommunikoi vastaanottajan kanssa. Esimerkiksi puhuessa puhelimessa kommunikointi toimii kaksisuuntaisesti, koska toinen ihminen voi suoraan vastata toisen ihmisen puheeseen realiajassa. Sähköpostia kirjoittaessa ei voi myöskään tietää milloin toinen tulee sen lukemaan vai lukeeko hän sitä ollenkaan.

Mitä tämä kaikki tarkoittaa yksittäiselle työntekijälle? Yhdysvaltojen johtajuusjärjestön mukaan jokainen Yhdysvaltalainen toimistotyöntekijä saa keskimäärin 50-100 sähköpostia päivässä. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen toimistotyöntekijä saa keskimääräisessä kahdeksan tunnin työpäivässään sähköpostia 5-10:n minuutin välein. Saman järjestön tutkimuksen mukaan yksittäinen työntekijä käyttää päivässä keskimäärin tunnin ja 43 minuuttia sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen. Tämä tarkoittaa noin viidesosaa työpäivän pituudesta. Sanomattakin on selvää ettei kaikkea tätä aikaa käytetä tehokkaasti vaan suuri osa siitä valuu hukkaan.

Sähköpostit eivät pelkästään kuluta turhaan työaikaa vaan ne heikentävät myös keskittymistä tärkeämpiin asioihin ja aiheuttavat keskeytyksiä. Keskeytyksiä tosin aiheuttavat monet muutkin asiat, mutta sähköpostit ovat yksi pahimmista syistä. Ne nimittäin monesti keskeyttävät sellaiset asiat, jotka vaativat äärimmäisen hyvää keskittymistä. Jokainen keskeytys aiheuttaa aivoille tarpeen reagoida asiaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että aivot joutuvat keskeyttämään edellisen tehtävän tehdäkseen päätöksen jatkaako sitä vai ei. Koska aivomme eivät pysty keskittymään kahteen asiaan samaan aikaan, joutuvat ne ”lataamaan” ne asetukset joita tarvitaan suorittamaan edellistä tehtävää. Keskeytykset pidentävät edellisen tehtävän suorittamista keskimäärin 40%:ia. Toisin sanoen työteho tippuu huomattavasti. On tietysti olemassa ihmisiä joiden työt sisältävät lähinnä sähköpostien kirjoittamista ja heidän tapauksessa työtehon lasku ei ole niin suuri, koska aivot ovat jo virittyneet sähköpostien tekoon.

Sähköpostien kirjoittamisen ja vastaanottamisen haittojen pienentäminen nostaa työtehoa huomattavasti, joten siihen tulisi pyrkiä. Tähän on joitakin keinoja. Yksi erittäin helppo tapa on ottaa automaattiset ilmoitukset vastaanotetuista sähköposteista pois. Silloin konetta käyttäessään ei aivot joudu huomioimaan tulevia viestejä jatkuvasti eikä niiden tarvitse tehdä päätöstä saapuviin sähköposteihin reagoimisesta. Sähköpostien käsittelyyn tulee myös varata tietty hetki joka päivä, jotta voi välttää turhat keskeytykset niissä tehtävissä, jotka vaativat täydellistä keskittymistä.Tämän hetken tulee olla silloin, kun ei ole tehokkaimmillaan ja sille pitää myös tehdä alkamis- ja päättymisaika.

Sähköpostit kannattaa käsitellä niinä aikoina, kun hoitaa muitakin hallinnollisia asioita. Tällöin aivojen ei tarvitse muuttaa tehtäviä niin paljoa. Nämä hallinnolliset asiat tulisi hoitaa niinä hetkinä päivästä, kun keskittyminen alkaa muutenkin rakoilla. Jos mietitään viikonpäiviä niin parhaat päivät ovat maanantai, torstai ja perjantai. Ne ovat työteholtaan yleisimmin heikoimpia. Maanantai siksi, että aivot ja ruumis vaativat totuttaumisen työntekoon ja torstai ja perjantai siksi ettei niiden aikana työteho ole enää tiistain tai keskiviikon veroinen. Tähän kaikkeen poikkeuksena on myös se, että joskus jonkin sähköpostin kirjoittaminen tai vastaanottaminen voi olla viikon tärkein asia. Henkilökohtaiset sähköpostit tulisi hoitaa työaikojen ulkopuolella ja mieluummin harvemmin kuin joka päivä.

'

Sähköpostien hoitaminen tulee myös suorittaa virallisen työajan puitteissa. Niiden lukeminen tai kirjoittaminen hukkaa vapaa- ja lepoaikaa jota jokainen tarvitsee. Kuten jo aiemmin mainitsin niin sähköpostit ovat myös yksisuuntainen kommunikointiväline mikä tarkoittaa sitä ettei vastapuoli kuitenkaan välttämättä reagoi, vaikka itse jotain tekisikin sähköpostille vapaa-aikana. Työnteko vapaa-aikana lisää ainoastaaa stressiä eikä hyödytä ketään.

Tämä kirjoitus koskee erityisesti niitä ihmisiä, jotka joutuvat työssään käyttämään tietokonetta. Esimerkiksi kaupan kassaa tai muita vastaavissa palveluammateissa oleviä ihmisiä ei sähköpostin liikakäyttö kovin usein koske.

Tällaista tänään,

-TT