Ajankuluttajat
Ajankuluttajat
eroavat ajanhukkaajista lähinnä siinä, että ne ovat tärkeämpiä
kuin ajanhukkaajat. Ajankuluttajat ovat myös toistettavia asioita,
jotka keskeyttävät tuottavan työn. Näitä ovat tärkeisiin
sähköposteihin vastaaminen, niiden kirjoittaminen, tärkeämpiin
puheluihin vastaaminen ja niiden soittaminen, asiakaspalvelu,
henkilökohtaiset asiat ja kaikki muut usein toistettavat, tärkeät
ja aikaavievät toimenpiteet. Tärkeät sähköpostit tulee hoitaa
samaan aikaan päivästä. Tähän asiaan ei kannata ryhtyä heti
työpaikalle tultuaan eikä myöskään silloin, kun on parhaimmassa
vireystilassaan. Vain siinä tapauksessa, että sähköpostin
hoitaminen on tärkein työasia, voi siihen käyttää hetket
parhaimmassa vireystilassaan. Muuten tärkeille sähköposteille
kannattaa varata se aika päivästä, kun tietää olevansa hieman
väsynyt. Vaikka heti lounaan jälkeen tai työpäivän viimeisimpinä
tunteina. Mieti itse mikä ajankohta on sinulle sopivin.
Sähköpostit,
niiden lukemisen ja kirjoittamisen järkeistäminen oon yksi
parhaimmista tavoista saada enemmän aikaan vähemmässä ajassa.
Tämä koskee erityisesti toimistorottia. Yhdysvaltain
johtamisjärjestön mukaan toimistotyöläiset käyttävät
keskimäärin tunnin ja kolme varttia sähköposteihin päivässä.
Sähköpostien hoitaminen hajallaan sotkee koko päivän ja
keskittyminen muiden töiden tekemiseen nollautuu. Ottamalla jatkuvat
sähköpostintuloilmoitukset pois ja keskittymällä kerran päivässä
postiensa hoitamiseen, säästää useita kymmeniä minuutteja
päivästään. Työpostien lukeminen vapaa-ajalla ei kannata.
Todennäköisyys sille, että asioille voisit tehdä jotain, on
silloin pieni. Älä hukkaa aikaasi asioihin, joihin et voi heti
vaikuttaa. Tämä aiheuttaa tarpeetonta stressiä hetkiin, jolloin
voisit henkisesti palautua töistäsi.
Jokainen asia vaatii
alkujärjestelynsä
Hyppääminen
asiasta toiseen kuluttaa tietyn määrän aikaa. Tämä sekä
fyysisesti että psykologisesti. Tämä on tosiasia, jota ei voi
muuttaa. Samankaltaisten tehtävien kerääminen samoihin
kellonaikoihin säästää aikaa. Kopiokoneen ja skannerin käyttö
peräkkäin säästää aikaa, koska alkutoimenpiteet ovat samat
riippuen tietysti koneista. Monitoimikonetta, mikä tulostaa ja
skannaa kannattaa käyttää peräkkäin molempiin toimenpiteisiin.
Aivojen virittäminen uuteen tehtävään vaatii pitkän ajan. Monen
vaativan asian tekeminen samaan aikaan tehokkaasti on mahdotonta,
koska aivokapasiteettimme ei riitä siihen. Tätä tosiasiaa eivät
ehkä aivomme tuota tietoisuuteemme, joten sen takia se jää
huomaamatta. Tehtävien ollessa täysin erilaiset voivat aivomme
vaatio jopa kolme varttia uudelleenviritykseen ennen kuin
keskittyminen on täydellinen. Pienistä keskeytyksistä muodostuvat
pitkät purot. Keskeytysten määrän vähentäminen on yksi hyvä
tapa nostaa työtehoaan oli kyseessä sähköpostit, tulostaminen,
laskujenmaksu tai joku vastaava toimenpide niin niille kannattaa
varata omat hetkensä ja tehdä niitä useampia samalla kertaa.
Henkilökohtaisessa
elämässä on hyvä tehdä monta asiaa samalla reissulla.
Ruokakauppaan mennessä kannattaa hoitaa muita asioita samalla. Itse
käyn kirjastossa samalla kertaa, kun se on matkan varrella. Myös
työmatkan varrella kannattaa hoitaa niin paljon asioita kuin
mahdollista. Suurimmalle osalle tämä tarkoittaa kotimatkaa.
Jokainen voi itse miettiä paljon tällaisilla järjestelyillä voi
säästää aikaansa ja rahaa. Tätä voit miettiä vaikka laskemalla
kuinka monta tuntia menee viikossa turhaan pitämällä päiväkirjaa
menemisistään. Jos haluaa laskea rahallisen arvon niin voi kertoa
käytetyt tunnit tuntipalkallaan. Tämä tarkoittaa enemmän tai
vähemmän vaihtoehtoiskustannusten laskemista. Toinen vaihtoehto on
miettiä vapaa-aikansa rahallista arvoa ja kertoa se hävityillä
tunneilla.
Jonkun muun lupaa vaativat asiat
Jonkun muun luvan
saaminen koskee keskimäärin eniten alinta työntekijäkerrosta.
Päätöksentekoa ei ole heille ehkä delegoitu ollenkaan mikä
tarkoittaa huonoa asemaa. Monissa tapauksissa se tarkoittaa myös
tehotonta ja turhaa byrokratiaa. Pienten asioiden hyväksymisen
odottaminen tulee kalliimmaksi kuin alemman portaan työntekijän
vastuiden lisääminen. Varsinkin monissa asiakaspalvelutehtävissä
on turhaa siirtää vastuuta ylemmälle portaalle, koska vastuut ovat
niin pieniä. Joissakin muissa kulttuureissa tällainen vastuun
laittaminen alaisille olisi tosin ennenkuulumatonta, koska alimman
hierarkiatason työntekijät eivät niissä yksinkertaisesti uskalla
toimia yksin ja siksi he kysyvät jokaiseen asiaan lupaa ylemmiltä
portailta.
Meissä kaikissa
elää pieni kontrollifriikki. Me emme pidä asioista, joihin emme
voi vaikuttaa. Tämän seurauksena voi päätöksentekoon muodostua
pullonkauloja. Pullonkaulat voivat kasata ongelmat samaan paikkaan ja
yksinkertaisten asioiden suorittamiseen kuluu kohtuuttomasti aikaa.
Meidän tulisi työntekijöinä onnistua lisäämään vastuuta
asioissa, mitkä vaikuttavat eniten juuri meihin eli omassa
työssämme. Yrittäjien ja pomojen tulisi taas ulkoistaa vastuuta
päätöksenteosta alaisilleen vähentääkseen taakkaansa.
Vähäpätöisiin päätöksiin ei tarvita kalliimman portaan
sekaantumista, koska alaisten omavastuu tulee paljon halvemmaksi kuin
jokaisen vähäpätöisen asian hyväksyttäminen ylemmällä
portaalla. Usein kuvitellaan ylempien kerrosten tietävän paremmin
asioista, mutta se ei läheskään aina pidä paikkaansa. Suorittavan
portaan tekijät tietävät oman tilanteensa paremmin ja heidän
vastuutaan näistä asioista kannattaa lisätä. Järjestelmä- ja
auktoriteettiusko on monille iso kynnys keskittyä
alhaalta-ylös-malliin, missä pienemmät yksiköt tietävät asiansa
paremmin. Jokaisen kannattaa henkilökohtaisella tasolla hankkia
omiin asioihinsa mahdollisimman paljon valtaa.
-TT
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti