Suurimmat aikarosvot osa 1. Ajanhukkaajat

Heti alkuun pahoitteluni siitä, että jostain syystä teksti on noin pientä. En tiedä miksi Blogger muuttaa tekstin kokoa itsestään julkaistessani kirjoituksen. Jos joku tietää mikä vikana niin voi kertoa allekirjoittaneelle.

Nykypäivänä suurimmat aikarosvot ovat muiden ihmisten aiheuttamia tai itseaiheutettuja keskeytyksiä ja oman ajan menetyksiä. Muiden ihmisten aiheuttamia ajanmenetyksiä voivat olla mm. sähköpostit, puhelut, kokoukset, ihmiset joilla ei ole mitään järkevää asiaa, jne. Itseaiheutetut ajanmenetykset koskevat usein eri medioita ja niitä ovat turhan tiedon kerääminen eri tavoin, televisio, iltapäivälehdet, jotkut itse keksimäsi velvollisuudet ja ne asiat joissa olet tehottomimmillasi.

Aikarosvot riippuvat erilaisista elämäntilanteista ja tavoista eivätkä ne koske kaikkia. Erilaisia häiriötekijöitä vähentämällä voit saada suuria säästöjä ajankäytössäsi. Ylimääräisiä tunteja voit käyttää parhaaksi näkemälläsi tavalla sinulle oikeasti hyödyllisiin asioihin. Sinun on aloitettava ryöstetyn ajan takaisinottaminen. Sinun täytyy itse kouluttaa ja opettaa sekä itsesi että muut ihmiskontaktisi hyväksymään se ettet ole koko ajan heidän käytettävissään. Tämä ei ole helppoa ja tulet varmasti kohtaamaan vastarintaa, mutta sinun aikasi on tärkein hyödykkeesi, joten vaali tätä ajatusta joka päivä.

Ulkoiset aikasyöpöt

Itseaiheutetun ja ulkopuolisten tahojen ahanhukan erottaminen on hankalaa. Mikäli sinusta tuntuu siltä, että jotkin ulkoisista syöpöistä ovat itseaiheutettuja niin määrittele itse tämä jaoitttelu. Sinulla on eri lähteet häiriöille, mutta nykypäivänä näiden aiheuttama ”jäte” kasvaa mielin määrin mikäli et asioille tee itse mitään. Tätä jätettä syötetään joka suunnasta niskaasi. Jokaisen mielestä oma asia on tärkein.

Jotkut keinot ulkopuolisten aikasyöppöjen vähentämiseksi saattavat aluksi tuntua sinusta mahdottomilta loukkaamatta ketään. Joskus sinun täytyy olla päättäväinen tai pahimmassa tapauksessa ilkeäkin. Et voi pitää kaikkia muita tyytyväisinä keräämättä isoa kasaa sitä itseään niskaasi. Ulkoiset aikasyöpöt jaoittelen itse seuraavasti:

1. Ajanhukkaajat

2. Ajankuluttajat

3. Muiden lupaa vaativat asiat

Ajanhukkaajat

Ajanhukkaajat ovat asioita, jotka voit sivuuttaa pienillä seurauksilla tai ilman niitä. Tähän kategoriaan kuuluvat: epäolennaiset sähköpostit, puhelut, keskustelut ja tapaamiset. Näistä sinun on helpointa päästä eroon tai vähentää niitä. Näiden tekemistä ja vastaanottamista olisi syytä rajoittaa mahdollisimman paljon.

Sähköpostit tuhoavat tehokkuutesi tehokkaimmin. Varsinkin turhat vastaanotetut postit. Turhia keskeytyksiä voit vähentää ottamalla automaattiset saapuvista viesteistä tulevat ilmoitukset pois. Tehokas työskentelysi keskeytyy, kun alat tarkistamaan mitä tulevassa viestissä oikein on. Ihmisen uteliaisuus voittaa monesti, vaikka kyseessä olisi roskaposti. Sähköposti on surkea tapa hoitaa asiansa, koska se on yksisuuntainen kommunikaatioväline eli sitä lukee ja kirjoittaa yksi ihminen kerrallaan.

Sinun kannattaa pitää kahta sähköpostiosoitetta, jotta pystyt erottamaan siviilielämäsi työhön liittyvistä hetkistä. Henkilökohtaisia posteja ei tarvitse katsoa kovin usein ja kerran viikossa riittää mainiosti. Sinun on koulutettava kaikki siviilielämään liittyvät ihmiset ilmoittamalla ettet vastaa posteihisi usein. Muiden opettaminen voi olla sinulle aluksi hankalaa, koska muidenen on vaikea uskoa jonkun lukevan sähköpostinsa vain kerran viikossa. Tämä tulee tapahtumaan ajan myötä ja aina on niitä ihmisiä jotka uskovat asiansa olevan niin tärkeitä etteivät he voi odottaa. Paras päivä viikosta lukea henkilökohtaiset postit on maanantai tai tiistai. Näitä sähköposteja ei kannata lukea työajallaan vaan hoitaa asiansa muulloin. Mikäli haluaa tarkistaa henkilökohtaiset sähköpostinsa joka päivä niin kannattaa sille varata jokin tietty ajankohta. Aloita tämän tavan muodostaminen viimeistään huomenna.

Itselläni ei ole hirveän suurta kokemusta puhelimen aiheuttamista häiriöistä, koska olen siinä mielessä onnellinen ihminen etteivät ihmiset halua puhua kanssani puhelimessa. Suosittelen yksityishenkilöitä välttämään niihin puheluihin vastaamista jotka tulevat salaisesta tai muuten vain tuntemattomasta numerosta. Hyvä tapa vähentää näitä puheluita on hankkia telemarkkinointikielto.Yleensä ne ovat roskapostiin verrattavaa ongelmajätettä. Työpuhelimet ovatkin asia erikseen ja niihin ei voi aina olla vastaamatta. Koska ajanhukkaajissa on kyse epäolennaisista puheluista on kyse lähinnä henkilökohtaisista asioista. Henkilökohtainen puhelin ja työpuhelin kannattaa monien pitää erillään ajanhukan vähentämiseksi, mutta asia on tapauskohtainen ja sinun täytyy tehdä asiasta omat johtopäätöksesi.

Kokouksia järjestetään liikaa ja ne ovat usein tehoton tapa tehdä työtä. Suomalaiset käyttävät 1.8 miljardia tuntia kokouksiin joka vuosi. Sinun pitää välttää turhia kokouksia. Kaikki kokoukset, joissa ei ole tarkoitus, selkeää päämäärää, aikataulua, tai joissa sinulla ei ole kriittistä roolia ovat sinulle turhia. Paskanpuhuminen on tietysti helppo tapa hukata työtehojaan. Nykyaikaiset avokonttorit ovat tähän erinomainen mahdollisuus. Työtoverisi, jotka puhuvat enemmän kuin muut, häiritsevät myös sinun työntekoasi. Paskanpuhuminen, vaikka et itse osallistuisi siihen haittaa keskittymistäsi, koska vaistosi reagoivat ympärilläsi tapahtuvaan toimintaan, vaikka et itse sitä huomaisikaan.

Tällaista tässä osiossa, seuraavana vuorossa ajankuluttajat ja muiden lupaa vaativat asiat.

-TT