Mille asioille tulisi sanoa ei

Viime viikolla kirjoitin siitä, että pitäisi oppia sanomaan ei. Tässä kirjoituksessa on tarkoitus käydä läpi asioita, joille meidän pitää sanoa ei. Meidän on muistettava, että olemme kaikki yksilöitä ja toisten asioiden tekeminen sopii toisille paremmin. Eroon päästävillä aioilla on kuitenkin monia yhtäläisyyksiä. Suurin osa näistä yhtäläisyyksistä pätee kaikille ihmisille, mutta eivät aivan kaikki. Ensimmäisenä tulisi yrittää poistaa ne asiat elämästään joita ei tykkää tehdä. Näitä on tietysti kaikilla paljon ja kaikkia epämieluisia asioita ei pysty välttämään, mutta niiden muuttaminen rutiineiksi tai teettäminen jollakin muulla on mahdollista. Toisena tulevat mieleen asiat joissa olet erityisen huono. Nämä tuottavat kaikennäköisiä sivuvaikutuksia elämääsi ja heittävät resurssejasi hukkaan. Epäonnistumiset saattavat myös tuottaa lisää epäonnistumisia ja vierivä lumipallo alkaa kasvamaan.

Seuraavassa muutamia muita eliminoitavia asioita:

• Ne asiat, jotka aina keskeytetään aiheuttavat ajanhukkaa, koska silloin on pakko virittäytyä uudestaan tekemiseen mikä ottaa oman henkisen virittäytymisensä.
• Vastaaminen turhiin sähköposteihin ja puheluihin. Näitä tulisi ehdottomasti välttää, koska ne vievät nykyään suuren osan työntekijän ajasta.
• Asiat jotka ovat “aina tehty näin” eivät toisin sanoen ole kehittyneet ja ovat siten ennen pitkää muuttuneet tehottomiksi. Saman asian tekeminen yhä uudelleen, odottaen uutta lopputulosta on yksi typeryyden tunnusmerkeistä ainakin Einsteinin mukaan.
• Asiat joissa yhteistyökumppanisi ovat joko surkeita tai epäluotettavia. Joskus näitä asioita ei pysty välttämään.
• Asiat, jotka eivät ole valmistuneet aikataulun mukaan ja joiden saavuttamista päätökseen ei ole näkyvissä.
• Kokoukset, joilla ei ole selkeää tarkoitusta, päämäärää tai aikataulua tai joissa sinulla ei ole kriittistä roolia. Applen yrityskulttuuri oli ainakin Steve Jobsin aikana erityisesti turhien kokouksien vastainen.
• Velvollisuudentunnosta suoritettavat kissanristiäiset. Näitä voivat olla mm. työpaikkojen vapaamuotoiset illanvietot tai jonkin kaukaisemman sukulaisen (jota et ole nähnyt vuosiin) järjestämät juhlat. Kummistakaan ei ole hyötyä ja molemmat imevät elämänhalumme.

On helppoa edellisestä listasta huomata kuinka paljon näitä turhempia ja resursseja hukkaavia tekemisiä jokaisella meistä on. Niitä eliminoimalla voi helpottaa elämäänsä. Tämä johtaa parempaan lopputulokseen kuin yrittämällä saada turhista asioista hieman enemmän irti. Asioiden eliminoiminen saattaa joissakin tapauksissa tuottaa odottamattomia yllätyksiä. On pakko vain kokeilla mitä tapahtuu, jotta näkee tulokset. 

Eliminoinnissa on tärkeää olla haukkaamatta liian suurta palaa kerralla. Keskity ensin haitallisimpiin tapoihisi ja tekoihisi. Keskity maksimissaan kahden vähentämiseen kerralla. Itse suosittelisin haitallisimmasta aloittamista ja siirtymistä pikkuhiljaa muihin. Omien kokemusteni mukaan kaiken lopettaminen kerralla ei onnistu. Mikäli eliminointi tai delegointi ei ole täysin mahdollista on turhemmista asioista tehtävä rutiineja, joihin ei tarvitse tuhlata keskittymistä eikä myöskään tahdonvoimaansa. 

Minun on mahdotonta sanoa sinulle mitkä asiat ovat sinulle turhia. Sinun tulee itse päättää ne ja yrittää hoitaa asiat parhaasi mukaan. Usein meille käy niin, että joku muu päättää puolestamme mitä meidän pitää tehdä. Tällöin on vain yritettävä selvittää tälle henkilölle miksi sinun ei pidä jotain asiaa hoitaa. Yleensä tällaisia asioita tulee erityisesti työpaikoilla. Monesti pomot luulevat tietävänsä paremmin, vaikka heillä ei juuri olisi tietoa asioista. Koska kyseessä ovat kaksipiippuiset asiat, ei kannata pomolleen sanoa suoraan, että pitäköön tunkkinsa, vaikka tietäisikin olevansa oikeassa. 

Mille asioille sinä sanot ei?

-TT

Opi sanomaan EI

On tärkeää oppia sanomaan EI asioille, joiden tietää olevan turhia tai tuskallisia. Tällaisia asioita on paljon. Jotkut ihmiset osaavat sanoa ei, mutta toiset ihmiset mieluummin kärsivät kuin käyttävät sanaa hallitakseen omaa ajankäyttöään. Tämä kirjoitus on ensisijaisesti tällaisia ihmisiä varten. Omaa aikaansa ja resurssejaan hyvin vaalivat ihmiset eivät juuri tästä kirjoituksesta hyödy. Meillä jokaisella on olemassa tuttavia, sukulaisia tai jopa ystäviä joiden kanssa viettää aikaansa, vaikka ei satu juuri pitämään heistä. Sinun on valittava itse ajankäyttösi, koska sinä tiedät parhaiten mitkä asiat sinua kiinnostavat ja joita haluat tehdä yhä uudelleen tai joista sinulle on todellista hyötyä. Olen itsekin huono sanomaan ei, koska en halua loukata toista ihmistä sanomalla suoraan etten ole kiinnostunut tekemään jotain asiaa.

Ei-sanan jääminen pois sanavarastosta aiheuttaa ajanhukkaa ja turhaa vaivaa. Se on sana joka voi usein käytettynä johtaa ihmisten katoamiseen elämästäsi ja heidän mielikuvansa sinusta muuttumaan. Kaikkia ei voi koskaan miellyttää ja jotkut voivat pahoittaa mielensä. Tämä on se hinta, jonka joutuu maksamaan mahdollisesti parantuneesta ajankäytöstään. Toisille kuspiän maine on vaikeasti sulatettava asia ja toisille, kuten minulle se ei ole ongelma. Viisaat ihmiset kyllä ymmärtävät, että priorisointia on tehtävä. Ihmiset usein luopuvat turhaan itselleen tärkeistä asioista, kun toiset ihmiset pyytävät heiltä apua tai aikaa johonkin heille tärkeään asiaan. Miksi näille itselle vähemmän tärkeille asioille ei voi sanoa ei?

On ymmärrettävä se, että joka kerta kun sanoo ei jollekin asialle tai ihmiselle niin sanoo kyllä jollekin muulle. Me emme voi tehdä kahta asiaa samaan aikaan ainakaan molempien kärsimättä.. Sen vuoksi meidän on käytettävä sanaa ei. Jokainen kyllä, on monien kymmenien ei-sanojen tulos. Ei-sanaa käyttämällä suojelet asioita joille sanot kyllä. Joka kerta kun sanot kyllä sinun pitää tajuta mille asioille sanot ei. Keskittyessäsi tärkeään asiaan, sinun pitää sanoa ei muille asioille. Sinulla on aina vain muutama asia joille pitää sanoa kyllä ja lopuille ei. Sanomalla ei riittävän usein saat aikaan parempia tuloksia. 

Sanomalla kyllä hukkaa usein keskittymiskykynsä. Sinua pommitetaan erilaisilla kutsuilla, pyynnöillä ja vaatimuksilla joille sinun pitää sanoa ei. Vain tärkeille pyynnöille ja asioille sinun tulee sanoa kyllä. Myös itselle tärkeille ihmisille pitää antaa myönteinen vastaus ja jättää vähemmän tärkeät ihmiset vähemmälle. Tämä on harvinaista. Minä sanon itse kyllä liian usein, vaikka olen pikkuhiljaa oppinut käyttämään sanaa ei useammin. On helpompaa sanoa kyllä ja tuntea lämmin tunne kehossasi kuin käyttää toista vaihtoehtoa. Valitettavasti kieltäytyminen ei tunnu hyvälle usein.

Ei on sana, jota kannattaa käyttää myös silloin, kun tarvetta jollekin tavaralle tai ei ole. Tavaran tai palvelun ilmaisuudella ei ole väliä, koska jokaisella tavaralla on omat kustannuksensa. Niistä voit lukea mm. täältä Turhien tavaroiden vastaanottaminen tai niiden odottelu voi hukata merkittävän määrän aikaasi. Tästä ajanhukasta hyvänä esimerkkinä on Tokmannin ämpäreiden odottelu. Vaikka niiden mukana on saattanut tulla jotain hieman hyödyllistäkin niin monen tunnin odottelu ei ole viisasta ilman lopputulosta, josta ei löydy todellista hyötyä. On tietysti niitäkin ihmisiä, jotka tuntien odottelusta hyötyivät, mutta he ovat olleet vähemmistössä. 

Tarvetta sanoa riittävän usein ei pääse karkuun. Se seuraa sinua koko elämäsi ajan. Turhien asioiden tekeminen vie suuren osan elämästä mikäli ei opettele kieltäytymistä. Kieltäytymistä on syytä alkaa opettelemaan mikäli se tuntuu itsestä vaikealta. Seuraavan kerran, kun joku pyytää sinulta jotain sano ei ja katso mitä siitä seuraa. Todennäköisemmin kieltäytymisellä ei ole juuri merkitystä. En ehkä kuitenkaan lähtisi kokeilemaan kieltäytymistä joistain työtehtävistä joita pomo sinulle tarjoaa. Ensimmäisenä kokeilisin jotain vähäpätöisempiä asioita, kuten sukulaisvierailuita tai joitain kissanristiäisiä. Saattaapa jopa käydä niin, että yhtäkkiä huomaa elämänlaadun paranevan näitä vähentämällä.

Tulen palaamaan tähän asiaan suhteellisen nopeasti miettimällä mitä yhteistä on asioilla, jotka tulisi eliminoida omasta elämästään. Jokaisella on omansa, mutta kyllä niitä yhtäläisyyksiäkin löytyy, kun alkaa asiaa hieman ajattelemaan. 

Pitemmittä puheitta,

Hyvää viikonjatkoa!

-TT