Sinä olet itse vastuussa oman ajankäyttösi
hyödyllisyydestä. Mikäli olet antanut vastuun jollekin muulle niin
sinun on otettava se takaisin. Ainoastaan sinä tiedät parhaiten
miten pystyt käyttämään tehokkaimmin aikasi. Et voi ulkoistaa
vastuuta muille, koska se johtaa aina suurempaan tehottomuuteen.
Valitettavasti olet todennäköisesti näin tehnyt etkä ole valmis
tekemään muutoksia. Mikäli et työskentele itsellesi on sinun
neuvoteltava asiasta päättävän tahon kanssa. Paras tapa tehdä se
on onnistua todistamaan asian hyödyt asioista päättävälle
taholle.
Sinä et pysty muuttamaan ajankäyttöäsi mikäli
et samalla muuta ajatteluasi. Kiireisyytesi on suurimmaksi osaksi
henkistä laiskuutta ja hukkaat aikaasi epäolennaisuuksiin. Muutama
kriittinen teko ja niihin keskittyminen tuottaa suurimman osan
saavutuksistasi. Kiireisyys on helppo ratkaisu, koska sinulla on aina
lähes rajattomat mahdollisuudet keksiä uutta tekemistä. Paljon
aikaa vaativat asiat eivät automaattisesti ole niitä joita sinun
pitäisi tehdä päästäksesi päämääriisi. Ne ovat
todennäköisemmin niitä jotka tuhlaavat eniten aikaasi.
Kahdeksan tunnin pakollinen työaika on utopia jota
sinun pitää yrittää välttää. En tiedä kuka on päättänyt,
että juuri tuo määrä työtä on se sopiva määrä länsimaissa.
Mihin se perustuu? Eivätkö kaikki ole erilaisia ajankäytöltään?
Tämä työaika on päätetty joskus aikoja sitten. Harvalla meistä
on tekemistä tuo koko kahdeksantuntinen, joten me joudumme keksimään
ajantäytettä joka ei perustu mihinkään. Mieti seuraavaa: entä
jos sinulla olisikin 8:n tunnin työajan sijaan 15:sta tunnin
työaika? Etkö sinä silloinkin täyttäisi ylimääräiset tuntisi
jollain turhalla ajanvietteellä?
Ainut tapa huomata tämä on mitata omaa
ajankäyttöään ja mikäli siihen ei ole mahdollisuutta niin täytyy
testata itse kuinka nopeasti hommansa voi hoitaa. Tämä tapahtuu
seuraavalla tavalla: Jos sinulla on kahdeksan tunnin työaika niin
aloita tekemällä päätös siitä, että sinulla on vain seitsemän
tuntia aikaa töissä suoriutua jonka jälkeen laitat pillit pussiin.
Viimeisen tunnin työajastasi käytät lepäämiseen mitä se sinulle
ikinä tarkoittaakaan. Kokeile tätä sinä aikana, kun sinusta
tuntuu kiireelliseltä. Kokeile vaikka viikon ajan. Jos seitsemän
tuntia riittää helposti niin vähennät työaikaasi puolella
tunnilla viikon välein. Sinun pitää tehdä testaaminen pienin
askelin, koska et voi aiheuttaa itsellesi suurta vahinkoa vaan sinun
tehtävä on optimoida hyöty verrattuna haittaan.
Ajanhallinnassa ihmiset jakavat tehtävänsä
yleensä A, B, C ja D-kategorioihin tärkeysjärjestyksen mukaan.
Tämän jaoittelun hyödyt jäävät käyttämättä, koska suurin
osa ihmisistä laittaa suurimman osan tehtävistään aina kahteen
ensimmäiseen ja omasta mielestään tärkeimpään kategoriaan.
Paras tapa päästä eroon suurimmasta osasta turhaa ajankäyttöään
on keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä ja niitä ei ole montaa
päivässä.
Toinen hyvä tapa saada vähennettyä ajankäyttöään
on ymmärtää Parkinsonin laki joka sanoo tehtävän
monimutkaistuvan mitä enemmän sen suorittamiseen varaa itselleen
aikaa. Hyvin moni tämän blogin lukijoista on varmasti opiskellut
jossain koulussa, jossa varataan joillekin projekteille kuukausia
suorittamiseen. Tämän seurauksena huomataan viikko ennen määräajan
umpeutumista ettei olla edes aloitettu. Tämä kasaa henkistä
kuormaa turhaan, tehtävään joka olisi voitu suorittaa jo aikoja
sitten. Lopputuloskaan ei ole laadukkaampi, koska keskittyminen
projektiin on välttävää luokkaa suurimman osan ajasta. Lyhyempi
määräaika projektille johtaa sekä tehokkaampaan ajankäyttöön
että parempaan lopputulokseen.
Jotta pääsisit haluttuun lopputulokseen eli
pakollisen ajankäytön vähentämiseen on sinun tehtävä kaksi
listaa: Tehtävät asiat ja asiat joita et tee. Saadaksesi vastaukset
näihin listoihin on sinun tehtävä itsellesi kaksi kysymystä:
- Mitkä ovat ne muutamat kriittiset asiat tai ihmiset jotka tuottavat suurimman osan halutuista tuloksista ja onnellisuudesta?
- Mitkä ovat ne muutamat ihmiset ja asiat jotka tuottavat minulle suurimman osan murheistani ongelmistani tai ajanhukastani?
Näiden kysymysten perusteella sinun täytyy luoda
tee ja älä tee listat. Tämä varmasti tuntuu sinusta hyvin
yksinkertaiselta ratkaisulta kiireen vähentämiseen ja sitä se
onkin. Listojen luominen ei ole niin yksinkertainen asia, koska meitä
revitään jatkuvasti eri suuntiin eri asioiden ja henkilöiden
toimesta. Tämä on ymmärrettävää, koska monien ihmisten sisäiset
ja ulkoiset paineet ovat kovat.
Parissa, kolmessa seuraavassa kirjotuksessa menen
tarkempiin yksityiskohtiin kunhan saan toukokuun kuukausiraportin
ensin julkaistua.
-TT
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti